КАК ОРГАНИЗОВАТЬ УСПЕШНУЮ КОНФЕРЕНЦИЮ

Ни один организатор конференции не хочет провалить свою конференцию, не хочет, чтобы она получилась скучной и собрала мало участников. Поэтому в своей статье мы будем исходить из общих для всех задач — выгодно продать свое мероприятие и провести его качественно, на высоком уровне.




НАЧИНАЕМ ПОДГОТОВКУ

Как правило, компания берется за организацию делового мероприятия, когда, во-первых, появляется актуальная проблема, волнующая ее целевую группу, и, во-вторых, эта целевая аудитория сконцентрирована и достижима (то есть компания обладает необходимой базой данных).


Процесс подготовки крупного отраслевого мероприятия занимает от четырех месяцев до года. Структурно в нем можно выделить несколько ключевых этапов, на каждом из которых организатора могут поджидать подводные камни:

  1. Определение тематики будущего проекта и его целевой аудитории.
  2. Детальная разработка программы, приглашение спикеров.
  3. Продвижение конференции через различные каналы — СМИ, продажи.
  4. Организация (выбор площадки, обеспечение питанием, оборудование).
  5. После конференции — информационная поддержка делегатов, публикации о событии.


Важнейшую роль играет определение темы будущего мероприятия. Если ошибиться на этом этапе, вся дальнейшая блестящая организация и талантливые менеджеры по продажам не сделают конференцию значимым событием, собравшим ключевых игроков отрасли.


Тема конференции должна быть многогранной, затрагивать интересы всех участников рынка, а событие — состояться в «правильное» время. Самый удачный период для проведения мероприятия — это время внесения изменений в законодательство и государственную политику в определенном секторе экономики. На первоначальном этапе записывайте все самые дикие и неожиданные идеи, не раздумывая. Группируйте их вокруг центральной идеи: кто знает, может быть именно одна из них станет изюминкой вашего проекта и выделит его из десятков других профессиональных мероприятий?




КОНТЕНТ И «ЗВЕЗДНЫЕ» СПИКЕРЫ — КЛЮЧ К УСПЕХУ

Очевидно, что в приглашении спикеров большую роль играет известность компании, которую они представляют, должность и опыт, которым они могут поделиться. Что касается содержания доклада, то идеальной, с точки зрения его восприятия, является такая структура: освещение общей ситуации в отрасли — 25%, кейсы — 50%, обсуждение затронутых тем — 25%.


Даже привлекая к выступлению топ-менеджера крупнейшей международной корпорации, есть опасность, что весь доклад сведется к рассказу о том, какая это хорошая и крупная компания. Задача руководителя проекта — донести до спикера, что он рассказывает не о себе, а о том, что интересно аудитории, иначе можно потерять интерес и доверие участников конференции.


Грамотная программа конференции строится по нескольким основным принципам:

  • от теории и общего видения к case studies;
  • строго по спланированному времени;
  • от макросектора к микросектору (или от проблемы отрасли к проблемам участников рынка);
  • от сценария к дебатам и дискуссиям.




КАК ПРОДВИГАТЬ КОНФЕРЕНЦИЮ?

Когда сформирован продукт, задача маркетолога — проинформировать о нем целевую группу. Конечно, идеально заручиться поддержкой общефедеральных СМИ. Однако при этом нужно помнить, что добиться такой поддержки бывает сложно, трудозатратно и дорого. Иногда гораздо проще достичь целевой аудитории за счет донесения информации о мероприятии через профессиональные отраслевые издания и источники, которые наверняка читает ваш клиент.


Важна также грамотная комбинация всех источников. Отклик на продажи и продвижение зависит не только от плана продвижения и продаж, но и от органично выстроенной ценовой политики. Так, объявляя скидку в 25% за раннюю регистрацию, мы должны удостовериться, что за две недели до окончания указанного срока делегат получит эту информацию по всем источникам. Это позволит получить до 40% поступлений за 10 недель до начала мероприятия.


Один из самых эффективных способов привлечения делегатов бизнес-конференций — прямые продажи.




КРЕАТИВНОСТЬ В ОРГАНИЗАЦИИ ПРОЕКТА

Топ-менеджеры и специалисты компаний устали от череды однотипных мероприятий, поэтому можно и нужно разнообразить формат вашего события за счет включения в расписание параллельных сессий, круглых столов, присуждения профессиональных премий, экскурсий.


Очень важно организовать общение делегатов и спикеров. В программе конференции должно быть запланировано достаточное время для дискуссий, формального и неформального общения. Интересно, что предпочтения аудитории конференции меняются в зависимости от отрасли: так, финансистов и юристов прежде всего интересует контент мероприятия, актуальное содержание и практические кейсы, в то время как для специалистов телекоммуникационного рынка очень важны неформальная часть конференции, живое общение с коллегами по цеху во время кофе-пауз, фуршетов и дискуссий.


Стремление идти в ногу со временем заставляет включать новые опции в пакет делегата: так, недавно была введена в эксплуатацию система Expoconnection, позволяющая делегатам еще до конференции назначать и согласовывать время встреч с интересным собеседником. Мы ведь часто видим, как участники конференции здесь же заключают между собой сделку. В таких случаях делегатам можно предложить специальные переговорные комнаты.


Расширение возможностей, предоставляемых делегатам на конференции — вопрос профессионализма и изобретательности организаторов. Это может быть подборка и продажа книг по темам события, аналитические отчеты и тексты законов в папке делегата, CD, SMS-вопросы докладчикам и многие другие опции, соответствующие формату и статусу мероприятия.


Несмотря на то, что профессиональный конференционный бизнес зародился в нашей стране не более десяти лет назад, я оцениваю его будущее весьма и весьма позитивно. Сейчас объем рынка деловых мероприятий и конференций в России освоен не более чем на 15–20%, при этом рост количества событий, несомненно, будет сопровождаться повышением их качества и результативности.




  Профессиональные организаторы event-агентства "VEGAS"  имеют большой опыт в организации конференций !

   Мы любим свою работу и всегда рады сотрудничеству!

    НАПИШИТЕ НАМ: INFO@AR-EVENT.RU ИЛИ ПОЗВОНИТЕ: 8(917) 126-14-32 ; 8(937) 983-19-66).


   МЫ ГОТОВЫ К СОТРУДНИЧЕСТВУ!